#2 Mình tổ chức 1 cuộc họp như thế nào?

Bạn đã biết cần chuẩn bị những gì cho một cuộc họp hiệu quả chưa? Nếu chưa, bạn hãy ghé trang và đọc bài viết “Họp sao cho hiệu quả #1” của mình nhé. 

Còn nếu câu trả lời là “rồi” thì ngần ngại chi mà không cùng mình tìm hiểu xem chúng mình cần làm gì khi tiến hành cuộc họp!

Việc điều phối cuộc họp quyết định 80% sự thành bại của một cuộc họp. Vậy nên việc “bỏ túi” những “kỹ thuật” để tiến hành một họp hiệu là một điều hết sức cần thiết. 

Đây chính là lý do tại sao việc xác định mục tiêu và agenda của cuộc họp lại hết sức quan trọng.

Hãy đảm bảo bạn bám sát agenda của cuộc họp và không bỏ sót bất kỳ nội dung nào! 

Xuyên suốt cuộc họp, mọi người sẽ đưa ra rất nhiều ý kiến hoặc ý tưởng hữu ích khác nhau. Tuy nhiên để không bỏ sót những ý kiến hoặc ý tưởng quý giá này, bạn cần có một ai đó làm thư ký cho cuộc họp.

Các nội dung được ghi lại trong cuộc họp sẽ là cơ sở để bạn viết biên bản cuộc họp và thống nhất với những người tham gia về các quyết định quan trọng đã được đưa ra. 

Nên nhớ là “lời nói gió bay” còn “bút sa gà chết”

Như mình có nói, trong một cuộc họp mọi người sẽ thảo luận về rất nhiều vấn đề và đưa ra nhiều ý kiến khác nhau. Điều quan trọng là bạn cần phải tổng kết lại các vấn đề đã được thảo luận trong cuộc họp, những nhiệm vụ cần thực hiện và ai sẽ là người thực hiện cho từng nhiệm vụ, hạn chót (deadlines) cho từng nhiệm vụ đó (optional).

Bạn có bao giờ thông báo cho mọi người là cuộc họp diễn ra trong 30 phút nhưng thời gian họp trên thực tế là vài tiếng chưa? Việc họp lố giờ là câu chuyện rất thường tinh nhưng không “vui”...  Vậy nên nên chúng mình cần cải thiện nó thôi. 

Một mẹo cực hữu ích cho bạn kiểm soát thời gian họp đó là đặt giới hạn thời gian cho từng mục thảo luận (bạn nên “nới lỏng” thêm 5-10 phút cho từng phần nhé). Ngoài ra khi thấy mọi người thảo luận lạc hướng hoặc chi tiết quá mức - không phù hợp với cuộc họp thì bạn cần nhắc và hướng cuộc thảo luận đi đúng hướng nhé.

Khi đặt câu hỏi nếu không ai có ý kiến, bạn nên “chỉ mặt điểm tên” một người để có thể tăng sự tương tác và khuyến khích mọi người suy nghĩ, thảo luận nhiều hơn nhé.

Cảm ơn các bạn đã đón đọc. Mình đã học được thêm kỹ năng mới, còn bạn?